Spätestens mit dem rasanten Aufstieg von ChatGPT, einem Chatbot, der dank künstlicher Intelligenz (KI) auf fast alle Fragen eine Antwort generiert, ist das Thema KI in aller Munde. «KI wurde dank ChatGPT für viele das erste Mal wirklich greifbar», erklärt Urs Bühler, Geschäftsführer von CANCOM Switzerland, die Entwicklung. Nach einer Welle der Begeisterung und Euphorie kamen aber erste Zweifel und kritische Stimmen auf. «Fragen in Bezug auf Datenschutz und zum Umgang mit vertraulichen Daten haben in der Industrie zu einer gewissen Abkühlung im Umgang mit KI-Tools geführt», so Bühler.
Mit «Copilot für Microsoft 365» stellt Microsoft seit Januar 2024 eine eigene KI-basierte Lösung zur Verfügung. Die kostenpflichtige Version von Copilot, die KI-basierte Assistenzfunktion für Microsoft 365-Anwendungen, bietet nicht nur ungeahntes Potenzial in der Produktivitäts- und Effizienzsteigerung, sondern auch datenschutzrelevante Vorteile. «Da viele Unternehmen bereits mit Microsoft-Produkten arbeiten, gibt es praktisch keine Hürden für den Einsatz von Copilot, sofern bereits alle wesentlichen rechtlichen Aspekte – etwa die Datenschutzerklärung – sauber aufgegleist sind», so Bühler.
Echte Produktivitätssteigerung und Datenschutz
Bereits kleine alltägliche Arbeiten, etwa das morgendliche Prüfen der E-Mails, lassen sich mit Copilot für Microsoft 365 effizienter gestalten. Das schafft Copilot, indem der KI-Assistent einerseits auf sämtliche Daten der Microsoft-Suite zugreift, und andererseits, indem er die persönliche Arbeitsweise analysiert. Welche E-Mails werden sofort beantwortet, welche nicht? Wann wird geantwortet? Gibt es Unterschiede bei der Nutzung auf dem Mobilgerät? Copilot merkt all das und lernt, wie die Person arbeitet. «Möchte man beispielsweise nach den Ferien eine Zusammenfassung seiner E-Mails erhalten, weiss Copilot, welche E-Mails welche Priorität besitzen und kann so gezielt Informationen zusammenfassen», erklärt Bühler. Aber auch, wenn es darum geht, Antworten auf E-Mails zu verfassen, kann Copilot auf vergangene Interaktionen zurückgreifen und entsprechende Vorschläge im passenden Stil erstellen.
Präsentationen, Zusammenfassungen, Visualisierungen und vieles mehr
«Der Umgang mit Outlook ist aber nur ein Teilaspekt. Mit Copilot eröffnet sich eine breite Palette an Möglichkeiten, die tägliche Arbeit produktiver und effizienter zu gestalten», so Bühler. Teams-Chats zusammenfassen, Word-Dateien formatieren, Texte basierend auf Notizen verfassen, Datenvisualisierungen erstellen, PowerPoint-Präsentationen im Corporate Design aufbereiten, Daten in Excel-Tabellen auswerten, FAQs erstellen: Die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt. Man muss kein Excel-Profi mehr sein, um aus einer Tabelle die umsatzstärksten Produkte oder Monate auslesen zu können oder eine Datenvisualisierung zu erstellen. Der Anwender kann seine Fragen direkt Copilot stellen und erhält praktisch umgehend eine Antwort. «Copilot beherrscht die grosse Kunst des Zusammenfassens. Ich benötige eine Management Summary, eine Agenda oder muss aus einem Text Bullet Points für eine PowerPoint-Präsentation erstellen? Hier ist Copilot eine echte Hilfe. Am Ende behalte ich als Anwenderin oder Anwender aber immer die Hoheit über das Dokument», ergänzt Bühler.
Am Steuer bleibt man selbst: Zugriffsberechtigungen und Ergebnisprüfung
Unternehmen, die Copilot für Microsoft 365 einsetzen möchten, sehen sich mit zwei Herausforderungen konfrontiert. «Die erste ist die, die ich auch immer dann habe, wenn ich einen Auftrag einem Mitarbeitenden abgebe. Copilot ist nicht perfekt und es können Fehler passieren. Auch wenn die Technologie immer leistungsfähiger wird, ist ein Prüfen der Ergebnisse unumgänglich», so Bühler.
Die zweite Herausforderung betrifft den Datenzugriff. «Die Stärke, dass Copilot auf sämtliche Daten aus Microsoft 365 zugreifen kann, kann sich auch nachteilig auswirken. Und zwar dann, wenn Mitarbeitende von Copilot plötzlich Informationen erhalten, die für sie gar nicht bestimmt sind, da sie versehentlich Zugriff auf Dokumente haben, auf die sie gar keinen Zugriff haben sollten», erklärt Bühler. Deshalb sollten Unternehmen vor dem Einsatz von Copilot für Microsoft 365 die Nutzerverwaltung und die Zugriffsberechtigungen prüfen und eine entsprechende Bereinigung vornehmen.
So können Unternehmen mit Copilot starten
«Als einer der ersten Copilot-Beta-Partner von Microsoft konnten wir bereits 2023 intern viel Erfahrung sammeln», so Bühler. Unternehmen, die den Einsatz von Copilot für Microsoft 365 testen möchten, sollten in einem ersten Schritt Schlüssel-Usern im Unternehmen das Tool nach einer kurzen Instruktion zur Verfügung stellen, um Erfahrungswerte zu sammeln. «Das müssen nicht zwingend IT-affine Personen sein. Wichtig ist, dass es Leute sind, die offen für neue Technologien sind», erklärt Bühler. Nach einer gewissen Zeit sollten anschliessend Ziele definiert werden, die mit dem Einsatz von Copilot erreicht werden sollen. Basierend auf diesem Testversuch kann Copilot im Unternehmen ausgerollt werden.
CANCOM Switzerland unterstützt seine Kunden bei der Transformation, der Einführung und dem Einsatz von Microsoft Cloud und im Speziellen auch von Copilot für Microsoft 365. «Unternehmen sind herzlich eingeladen, von unserer enormen Erfahrung zu profitieren», so Bühler. «Wir zeigen gerne, wie wir bereits heute mit Copilot arbeiten, um Prozesse effizienter und produktiver zu gestalten. Dies gehört als Element in unsere ganze Cloud-Kompetenz und so lassen wir den Modern Workplace bereits heute für unsere Kunden zur Realität werden.»
