Die Aufgabenstellung
Dass ein neuer Name weitreichende technische Massnahmen nach sich zieht, war rasch klar. Nach einem ersten Austausch zwischen Solidara Zürich und der Belsoft Infortix AG zeigte sich, dass von der Website über die E-Mail-Adressen bis hin zu den Servern umfangreiche Anpassungen nötig sein werden. Gemeinsam wurden darum alle kritischen Einzelheiten besprochen und ein Plan für die schrittweise Umsetzung erarbeitet. Auch die Themen Datensicherheit und sichere Datenablage waren Gegenstand der Besprechung.
Zudem galt es, die Mitarbeitenden so gut wie möglich in alle Arbeitsschritte miteinzubeziehen. Nur wenn die Personen, die am Ende die zur Verfügung gestellten technischen Mittel und Möglichkeiten nutzen, am Entwicklungsprozess beteiligt sind, kann eine für alle optimale Lösung entstehen.
Die Lösung
Um die Namensänderung auch auf technischer Ebene Realität werden zu lassen, waren verschiedenste Anpassungen nötig. So wurde in einem ersten Schritt die Domain der Website aktualisiert. In einem zweiten Schritt wurden neue Server und eine neue Domäne installiert. Anschliessend galt es, alle Daten von den alten zu den neuen E-Mail-Adressen von Solidara Zürich zu migrieren. In einem letzten Schritt wurden die Endgeräte der Mitarbeitenden überprüft und alle notwendigen Sicherheits- und Software-Updates durchgeführt. Parallel dazu wurde für Solidara Zürich ein neues Tool evaluiert und erfolgreich eingeführt: e-Case.Net. Dieses dient den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Fallbearbeitungstool und lässt umständliche Exceldateien der Vergangenheit angehören.
Ein weiterer Faktor in der Umsetzung stellte die Datensicherheit dar. Vor allem mit Blick auf die Erneuerungen im Schweizer Datenschutzgesetz ist dies eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Im Zuge der Migration wurde deshalb das Sophos-Produkt «Synchronized Security» installiert. Hierbei handelt es sich um eine Sicherheitsvorkehrung, bei welcher der Sophos-Endpoint mit einer Firewall kommuniziert und bei Bedarf einzelne Geräte vollständig vom Netzwerk trennt. Auch wurde die Gelegenheit genutzt, um die bereits vorhandenen Sophos-Produkte noch besser in die IT-Umgebung zu integrieren und zusätzliche Schutzmechanismen hinzuzufügen.
«Eine besondere Herausforderung bei der Umsetzung war, dass man immer genau prüfen musste, welche Prozesse sich im Hintergrund abspielen und dass jedes noch so kleine Detail getestet wird», so rückblickend der Projektleiter Angelo Bortolazzo auf Seiten der Belsoft Infortix AG. Nur so konnte sichergestellt werden, dass das neue System einwandfrei funktioniert und die Arbeit der Mitarbeitenden in Zukunft auch wirklich erleichtert.
In kürzester Zeit entstand dank der guten Zusammenarbeit mit Beatrice Bänninger, Geschäftsführerin von Solidara Zürich, und Kari-Anne Mey, eine an den konkreten Bedürfnissen von Solidara Zürich ausgerichtete IT-Lösung – ein starkes Fundament für die Zukunft des Vereins.
Der Nutzen
Von Anfang an stand fest: die IT muss einfach bleiben und den Anforderungen von Solidara Zürich gerecht werden. Als Organisation ist Solidara Zürich darauf angewiesen, dass alle technischen Mittel zu jeder Zeit einwandfrei funktionieren. Immerhin muss sie ihre Arbeit auch an den Bund rapportieren.
Einer der grossen Vorteile, die das neue Update mit sich bringt: ortsunabhängiges Arbeiten. Vorher war das Arbeiten von zuhause aus oder unterwegs umständlich. Wer extern auf Daten zugreifen wollte, stiess schnell an seine Grenzen. Infortix konnte den Zugang stark vereinfachen. Neu reicht ein kurzer Doppelklick und die Mitarbeitenden befinden sich im System. Eine Neuerung, die von allen sehr geschätzt wird.
Rückblickend ist man bei Solidara Zürich dankbar, mit Belsoft Infortix einen IT-Partner an der Seite zu haben, auf den man sich verlassen kann und der auch selbstständig wertvolle Tipps und Inputs gibt. «Wir sind eine kleine Organisation mit begrenzten Ressourcen. Uns war es darum wichtig, einen Partner an unserer Seite zu haben, der alles macht, was nötig ist, aber auf unnötige Spielereien verzichtet. Dafür ist eine echte Vertrauensbasis notwendig», erklärt Kari-Anne Mey.
Nicht nur der neue Name hat für Solidara Zürich ein neues Kapitel eingeläutet. Dank der überarbeiteten und aktualisierten IT-Infrastruktur ist die Organisation technisch fit, um sich in Zukunft noch besser auf das Wesentliche konzentrieren zu können: die Menschen vor Ort.
Kari-Anne Mey zum Projekt
«Nicht nur unser Name ist neu. Damit wir in Zukunft noch besser für die Menschen vor Ort da sein können, musste auch unsere IT auf den neusten Stand gebracht werden. Mit der Infortix hatten wir dafür den richtigen Partner an unserer Seite.»
Über die Solidara Zürich
Solidara Zürich – ursprünglich bekannt als Zürcher Stadtmission – ist eine kleine Organisation mitten im Herzen von Zürich, die sich seit 1862 für Menschen in Not einsetzt. Bevor sich die Zürcher Stadtmission 2016 als Verein eigenständig machte, war sie ein Arbeitszweig der Stiftung der Evangelischen Gesellschaft des Kantons Zürich. Heute beschäftigt Solidara Zürich 20 Menschen in Festanstellung und ist für seine beiden sozialen Angebote Café Yucca und Isla Victoria weit über die Grenzen von Zürich bekannt.
Hinter dem Entschluss, sich 2021 einen neuen Namen zu geben, steckte vor allem der Wunsch nach Erneuerung. «Der ursprüngliche Name war immer etwas erklärungsbedürftig und nicht mehr zeitgemäss», so Kari-Anne Mey, zuständig für die Öffentlichkeitsarbeit bei Solidara Zürich. Der neue Name bringe viel deutlicher zum Ausdruck, wofür man als Organisation stehe: «Mit Menschen solidarisch sein, die es schwieriger im Leben haben als andere».
